Tietosuojaseloste
Päivitetty 22.10.2026
Tässä selosteessa kerromme, miten Asianajotoimisto Ratiolex Oy käsittelee henkilötietoja. Seloste koskee asiakkaitamme ja heidän edustajiaan, toimeksiantoihimme liittyviä muita henkilöitä, yhteistyökumppaneidemme ja toimittajiemme yhteyshenkilöitä, verkkosivujemme käyttäjiä sekä työnhakijoita.
Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679), tietosuojalain (1050/2018) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Asianajajaa ja hänen apulaisiaan sitoo lisäksi lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Nimi: Asianajotoimisto Ratiolex Oy
Rinnakkaistoiminimet: Attorneys at law Ratiolex Ltd. ja Advokatbyrå Ratiolex Ab
Y-tunnus: 2008338-4
Osoite:
Bulevardi 6 B
00120 Helsinki
Puhelin: (09) 6227 5650
Sähköpostiosoite: office@ratiolex.fi
www.ratiolex.fi
Ratiolexillä on sivutoimisto Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa. Sivutoimisto on osa Asianajotoimisto Ratiolex Oy:tä.
Sivutoimiston osoite:
Asianajotoimisto Ratiolex Oy (Branch)
Al Hulaila FZ, RAK
United Arab Emirates
Tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen tiina.ruohonen@ratiolex.fi. Yhteyshenkilömme on asianajaja Tiina Ruohonen.
2. Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja millä perusteella
Käsittelemme vain tietoja, joita tarvitsemme alla kerrottuihin tarkoituksiin. Suluissa olevat kirjaimet viittaavat tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohtiin: suostumus (a), sopimus (b), lakisääteinen velvoite (c) ja oikeutettu etu (f).
2.1 Asiakkaat ja asiakkaiden edustajat
Käsittelemme asiakkaidemme sekä asiakasyritysten edustajien ja tosiasiallisten edunsaajien tietoja. Näitä ovat
- nimi, yhteystiedot, organisaatio ja asema
- syntymäaika, henkilötunnus ja henkilöllisyyden todentamiseen käytetyn asiakirjan tiedot
- omistus- ja määräysvaltaa koskevat tiedot sekä tieto mahdollisesta asemasta poliittisesti vaikutusvaltaisena henkilönä
- toimeksiantoon liittyvät tiedot, asiakirjat ja kirjeenvaihto
- toimeksiannon edellyttämät terveystiedot ja muut erityiset henkilötietoryhmät sekä rikoksiin liittyvät tiedot
- laskutus- ja maksutiedot.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
| Toimeksiannon hoitaminen ja asiakkaan edustaminen | Sopimus (b), kun asiakas on yksityishenkilö. Muuten oikeutettu etumme hoitaa asiakasyrityksen toimeksianto ja olla yhteydessä sen edustajiin (f). Erityisten henkilötietoryhmien osalta peruste on oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohta). Rikostietojen osalta peruste on tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 1 kohta. |
| Asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen | Lakisääteinen velvoite (c) niissä toimeksiannoissa, joihin sovelletaan lakia rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, rahanpesulaki). Muissa toimeksiannoissa peruste on oikeutettu etumme tuntea asiakkaamme ja noudattaa hyvää asianajajatapaa (f). |
| Eturistiriitojen selvittäminen ennen toimeksiannon vastaanottamista | Oikeutettu etumme varmistaa, ettei meillä ole eturistiriitaa, ja noudattaa hyvää asianajajatapaa (f). |
| Laskutus ja kirjanpito | Sopimus (b) ja kirjanpitolakiin (1336/1997) perustuva lakisääteinen velvoite (c). |
| Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito | Oikeutettu etumme hoitaa asiakassuhteita (f). |
| Omien oikeusvaateidemme selvittäminen, laatiminen, esittäminen ja puolustaminen | Oikeutettu etumme (f). |
Tunnistamiseen tarvittavat tiedot ovat edellytys toimeksiannon vastaanottamiselle. Rahanpesulain alaisissa toimeksiannoissa niiden antaminen on lakisääteinen vaatimus. Jos tietoja ei anneta, emme voi ottaa toimeksiantoa vastaan.
Rahanpesulain alaisissa toimeksiannoissa asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen. Niitä voidaan käyttää myös siihen, että näitä rikoksia tai niiden esirikoksia koskeva asia saatetaan tutkintaan (rahanpesulain 3 luvun 3 §:n 4 momentti). Tietoja, jotka on hankittu ainoastaan näiden rikosten estämiseksi ja paljastamiseksi, emme käsittele näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomassa tarkoituksessa (5 momentti).
2.2 Toimeksiantoihin liittyvät muut henkilöt
Hoidamme pääasiassa kaupallisia riita-asioita. Toimeksiantoja hoitaessamme käsittelemme myös muiden kuin asiakkaidemme tietoja. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi vastapuolet ja niiden edustajat, todistajat, asiantuntijat sekä muut asiakirjoissa mainitut henkilöt.
Käsittelemme heistä vain toimeksiannon kannalta tarpeellisia tietoja. Yleensä näitä ovat nimi, yhteystiedot, asema sekä asiaan liittyvät tapahtumat ja asiakirjat. Jos asia sitä edellyttää, tiedot voivat sisältää myös esimerkiksi terveystietoja tai rikoksiin liittyviä tietoja.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
| Toimeksiannon hoitaminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen | Asiakkaamme oikeutettu etu ja oma oikeutettu etumme (f). Erityisten henkilötietoryhmien osalta peruste on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohta. Rikostietojen osalta peruste on tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 1 kohta. |
| Eturistiriitojen selvittäminen | Oikeutettu etumme varmistaa, ettei meillä ole eturistiriitaa (f). Tähän tarkoitukseen tallennamme vastapuolten nimet ja toimeksiannon yksilöintitiedot. |
Kun keräämme tietoja henkilöltä itseltään, esimerkiksi todistajalta tai asiantuntijalta, kerromme hänelle tästä selosteesta.
2.3 Yhteistyökumppanit ja toimittajat
Käsittelemme yhteistyökumppaneidemme ja toimittajiemme yhteyshenkilöiden tietoja. Näitä ovat nimi, yhteystiedot, organisaatio ja asema sekä kirjeenvaihto.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
| Sopimusten ja yhteistyön hoitaminen | Oikeutettu etumme hoitaa liikesuhteita (f). Kun sopijapuoli on yksityishenkilö, peruste on sopimus (b). |
Emme lähetä uutiskirjeitä emmekä muuta sähköistä markkinointia.
2.4 Verkkosivujen käyttäjät ja yhteydenotot
Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, käsittelemme yhteystietojasi ja viestisi sisältöä vastataksemme sinulle. Peruste on oikeutettu etumme hoitaa yhteydenottoja (f). Jos yhteydenotto johtaa toimeksiantoon, käsittelemme tietoja kohdan 2.1 mukaisesti.
Verkkosivuillamme käytetään vain välttämättömiä evästeitä.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
| Sivuston toiminta, kielivalinta ja tietoturva | Oikeutettu etumme ylläpitää toimivaa ja turvallista sivustoa (f). Välttämättömiin evästeisiin ei tarvita suostumusta (laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014, 205 §:n 2 momentti). |
Käytetyt evästeet ja niiden säilytysajat on lueteltu evästeselosteessa.
2.5 Työnhakijat
Käsittelemme työnhakijoiden ja avoimen hakemuksen lähettäneiden tietoja. Näitä ovat
- nimi ja yhteystiedot
- hakemus, ansioluettelo, koulutus, työhistoria, todistukset ja kielitaito
- haastatteluissa syntyvät muistiinpanot
- mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tulokset
- suosittelijoilta saadut tiedot.
Emme pyydä tietoja, joita ei tarvita tehtävään soveltuvuuden arvioimiseen.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
| Hakemusten käsittely, haastattelut ja valinta | Toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä (b) ja oikeutettu etumme valita tehtävään sopivin hakija (f). |
| Soveltuvuusarviointi | Toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä (b). Testaus edellyttää lisäksi suostumustasi (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, 13 §:n 1 momentti). |
| Tietojen hankkiminen suosittelijoilta tai muualta | Toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä (b). Tietojen hankkiminen muualta kuin sinulta edellyttää lisäksi suostumustasi (saman lain 4 §:n 1 momentti). |
| Avoimen hakemuksen säilyttäminen tulevia rekrytointeja varten | Suostumuksesi (a). |
| Valintaa koskeviin vaatimuksiin vastaaminen | Oikeutettu etumme puolustautua oikeusvaateita vastaan (f). |
Jos saamme sinusta tietoja muualta kuin sinulta itseltäsi, kerromme ne sinulle, ennen kuin käytämme niitä päätöksenteossa. Hakemuksen tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ilman niitä emme kuitenkaan voi arvioida hakemustasi.
3. Mistä tiedot saadaan
Saamme tiedot yleensä sinulta itseltäsi tai asiakkaaltamme. Muita lähteitä ovat
- työnantajasi tai toimeksiannon muut osapuolet
- tuomioistuimet, välimiesoikeudet, viranomaiset ja vastapuolet toimeksiantojen yhteydessä
- julkiset rekisterit, kuten kaupparekisteri
- palvelut, joilla tarkistetaan pakotteet ja poliittisesti vaikutusvaltainen asema
- julkiset verkkosivut
- työnhakijoiden osalta suosittelijat, jos olet antanut siihen suostumuksen.
Kun saamme toimeksiantoon liittyviä tietoja muualta kuin henkilöltä itseltään, emme ilmoita käsittelystä hänelle erikseen. Tiedot ovat asianajajan salassapitovelvollisuuden piirissä (laki asianajajista 496/1958, 5 c § ja oikeudenkäymiskaaren 15 luvun 17 §). Siksi tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaista informointivelvollisuutta ei sovelleta niihin (14 artiklan 5 kohdan d alakohta).
4. Kenelle tietoja luovutetaan
Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja. Luovutamme tietoja seuraaville tahoille.
Toimeksiantojen osapuolet ja ratkaisuelimet:
Tuomioistuimet, välimiesoikeudet ja välimieslaitokset, sovittelijat, viranomaiset, vastapuolet ja niiden avustajat sekä käyttämämme asiantuntijat ja ulkomaiset yhteistyötoimistot. Asiakkaan pyynnöstä luovutamme tietoja myös hänen oikeusturvavakuutuksensa myöntäjälle. Luovutamme tietoja vain asiakkaan toimeksiannon mukaisesti ja salassapitovelvollisuutta noudattaen.
Viranomaiset:
Luovutamme tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää. Näitä ovat esimerkiksi Verohallinto, Rahanpesun selvittelykeskus ja asianajajien valvontaa hoitavat toimielimet.
Palveluntarjoajat:
Lukuumme tietoja käsittelevät tietojärjestelmä-, pilvi-, sähköposti- ja asiakirjahallintapalvelujen tarjoajat, laskutus-, kirjanpito- ja verkkosivujen ylläpitopalvelujen tarjoajat sekä tarvittaessa soveltuvuusarviointeja tekevät palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat saavat käsitellä tietoja vain kanssamme tehdyn sopimuksen ja ohjeidemme mukaisesti.
Yritysjärjestelyt:
Jos toimintamme siirtyy toiselle asianajotoimistolle, tiedot voivat siirtyä sen mukana. Salassapitovelvollisuus koskee myös uutta toimistoa.
5. Tietojen käsittely EU:n ja ETA:n ulkopuolella
Toimistomme tietojärjestelmät ja pilvipalvelut sijaitsevat EU:ssa. Tietoja käsitellään EU:n ja ETA:n ulkopuolella vain alla kerrotuissa tilanteissa.
Yhdistyneiden arabiemiirikuntien sivutoimistomme ei ole erillinen yhtiö vaan osa Asianajotoimisto Ratiolex Oy:tä. Sen henkilöstö käyttää tietoja etäyhteydellä samoissa EU:ssa sijaitsevissa järjestelmissä kuin Helsingin toimiston henkilöstö. Tiedot eivät siirry toiselle rekisterinpitäjälle tai käsittelijälle. Euroopan komissio ei ole tehnyt Arabiemiirikunnista tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä. Siksi sovellamme sivutoimistossa samoja salassapito- ja tietoturvakäytäntöjä kuin Suomessa. Suojaamme yhteydet salauksella ja käytämme vahvaa tunnistautumista.
Kun toimeksianto sitä edellyttää, luovutamme tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Vastaanottajia voivat olla esimerkiksi tuomioistuimet, välimiesoikeudet ja välimieslaitokset, vastapuolet ja ulkomaiset yhteistyötoimistot. Siirto perustuu tällöin komission riittävyyspäätökseen, vakiosopimuslausekkeisiin tai tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohtaan. Siirto voi olla tarpeen asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantosopimuksen täytäntöönpanemiseksi (b alakohta) tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (e alakohta).
Jos palveluntarjoajamme käsittelee tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella, siirto perustuu komission riittävyyspäätökseen tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Saat jäljennöksen käytetyistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä.
6. Kuinka kauan tietoja säilytetään
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusta varten tai laki sitä edellyttää.
| Tiedot | Säilytysaika |
| Toimeksiantojen aineisto | 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä |
| Eturistiriitojen selvittämiseen tarvittavat nimet ja toimeksiannon yksilöintitiedot | Toimiston toiminnan ajan |
| Rahanpesulain mukaiset asiakkaan tuntemistiedot | 5 vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisen liiketoimen suorittamisesta (rahanpesulain 3 luvun 3 §:n 1 momentti) |
| Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto | 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi (kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n 2 momentti) |
| Tilinpäätös ja kirjanpidot | 10 vuotta tilikauden päättymisestä (saman pykälän 1 momentti) |
| Asiakkaiden ja asiakasyritysten edustajien yhteystiedot | Asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen jälkeen |
| Yhteistyökumppanien ja toimittajien yhteyshenkilöiden tiedot | Yhteistyön ajan ja 3 vuotta sen jälkeen |
| Yhteydenotot, jotka eivät johda toimeksiantoon | 1 vuosi |
| Työnhakijoiden tiedot | 2 vuotta 6 kuukautta valintapäätöksestä. Sukupuoleen perustuvaa syrjintää koskeva hyvityskanne on nostettava kahden vuoden kuluessa (laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 609/1986, 12 §:n 2 momentti). |
| Avoimet hakemukset | 1 vuosi, jos olet suostunut hakemuksen säilyttämiseen |
Jos tietoja tarvitaan vireillä olevan vaatimuksen tai oikeudenkäynnin vuoksi, säilytämme niitä, kunnes asia on ratkaistu.
7. Tietoturva
Henkilöstöämme sitoo salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeudet on rajattu niille, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Järjestelmämme on suojattu salauksella ja vahvalla tunnistautumisella.
8. Oikeutesi
Oikeus vastustaa käsittelyä
Voit vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lopetamme tällöin käsittelyn. Voimme jatkaa sitä vain, jos osoitamme huomattavan tärkeän ja perustellun syyn, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi. Käsittely voi jatkua myös, jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Muut oikeutesi
Sinulla on oikeus
- saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja saada jäljennös tiedoistasi
- vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeuksien rajoitukset
Oikeutesi voivat rajoittua toimeksiantojen tietojen osalta. Asianajajan salassapitovelvollisuus suojaa asiakkaidemme tietoja. Emme anna tietoja, jos niiden antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaamme tai jonkun muun oikeuksille (tietosuojalain 34 §:n 1 momentin 2 kohta ja tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohta). Kerromme tällöin rajoituksen syyn, ellei se vaaranna rajoituksen tarkoitusta. Voit pyytää, että tiedot annetaan tietosuojavaltuutetulle. Rajoitus koskee vain niitä tietoja, joihin peruste liittyy. Muut sinua koskevat tiedot annamme.
Emme poista tietoja, joita laki velvoittaa säilyttämään tai joita tarvitaan oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Emme myöskään poista eturistiriitojen selvittämiseen tarvittavia nimiä ja toimeksiannon yksilöintitietoja, koska eturistiriidat on voitava selvittää myös päättyneiden toimeksiantojen osalta.
Pyynnön tekeminen
Lähetä pyyntö osoitteeseen tiina.ruohonen@ratiolex.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaika voi pidentyä enintään kahdella kuukaudella. Kerromme pidennyksestä ja sen syystä kuukauden kuluessa. Voimme tarvittaessa pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi, ennen kuin käsittelemme pyynnön.
Emme tee päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn.
9. Valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi). Voit tehdä valituksen myös sen EU- tai ETA-maan valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.
10. Selosteen muuttaminen
Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivityksen ajankohta näkyy selosteen alussa.